Comment bien s’organiser pour le télétravail ?

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Depuis l’arrivée de la pandémie liée à la Covid-19, de plus en plus de salariés sont obligés de travailler depuis chez eux. Cependant, ce n’est pas chose facile, cela demande un minimum d’auto-discipline et d’organisation. Par exemple, il vous faut un lieu de travail adapté, savoir s’isoler (en écoutant la musique en ligne par exemple), et se concentrer le plus possible. Bref, si vous êtes dans cette situation, nous allons vous donner quelques conseils pour que cela se passe bien.

Les choses à faire pour un télétravail efficace

La première chose que vous devrez faire pour bien télétravailler, c’est de demander à vos proches de vous laisser vous concentrer. En effet, lorsque vous passez en mode travail, personne ne doit vous déranger : pour se concentrer à nouveau, c’est rapidement compliqué (il vous faut plus d’une minute). Le second conseil que nous vous donnerions, c’est de vous fixer des heures chaque jour, et de vous y tenir ! Cependant, il faut savoir souffler, nous recommandons une micro-pause toutes les heures (5 minutes), histoire de relâcher la pression.

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Enfin, la partie la plus importante : votre espace de travail. Celui-ci doit être isolé du reste de la maison, et si vous avez besoin d’un ordinateur, il est essentiel d’avoir un double écran (surtout si vous en aviez un au bureau). Eh voilà ! Avec ces quelques astuces, vous devriez pouvoir travailler en toute sérénité. Ah, et dernier conseil : l’arme ultime est certainement le casque audio à réduction de bruit, avec ce dernier, vous vous coupez entièrement du reste de la maison !

Les outils indispensables pour travailler à distance

Travailler à distance nécessite certains outils pour fonctionner efficacement. Pensez à bien disposer d’une connexion internet fiable et rapide, car vous devrez certainement échanger des fichiers volumineux ou effectuer des appels vidéo avec vos collègues.

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Pour la gestion de projet et la collaboration en équipe, les plateformes de travail comme Trello ou Asana sont très utiles. Elles permettent une organisation optimale du travail ainsi que le suivi à long terme des tâches dans un environnement collaboratif.

Pour communiquer avec votre équipe, il existe plusieurs options telles que Skype, Zoom, Slack ou encore Microsoft Teams. Ces applications offrent différentes options en matière de messagerie instantanée et d’appels vidéo (avec partage d’écran), ce qui facilite grandement les échanges entre les membres de l’équipe.

Si vous avez besoin d’accéder aux documents stockés sur votre ordinateur professionnel depuis chez vous sans risquer de compromettre leur sécurité, nous recommandons l’utilisation d’un VPN (réseau privé virtuel). Cela garantit un accès sécurisé et confidentiel aux fichiers sensibles sans courir le risque qu’ils soient interceptés par un tiers non autorisé.

Enfin, mais non le moindre, la messagerie professionnelle est également très importante lorsque l’on travaille à distance. Google Workspace (anciennement G Suite) permet une communication fluide via Gmail tout en ayant accès aux autres applications Google Drive pour travailler sur ses documents Word.

Comment gérer la communication et la collaboration avec son équipe en télétravail

La communication est d’une importance capitale lorsque l’on travaille à distance. Voici quelques conseils pour bien gérer la communication et la collaboration avec votre équipe en télétravail.

Vous devez décider ensemble des règles du jeu. Effectivement, chaque personne a son propre style et ses propres préférences quant aux modes d’échange via messagerie instantanée ou appels vidéo. Il faut donc veiller à ce que ces habitudes ne nuisent pas à l’équipe dans son ensemble : ‘Quel est un délai acceptable pour répondre aux messages ? Comment voulez-vous informer vos collègues quand vous êtes occupé ?’ etc.

Encouragez l’ouverture d’esprit et restez disponible pour ces communications virtuelles ! Le télétravail offre une grande flexibilité concernant les heures travaillées ainsi que la façon dont elles sont effectuées ; cela signifie aussi qu’il y aura probablement un temps où certains membres seront plus disponibles (tôt le matin ou tard le soir, par exemple) que d’autres. Soyez compréhensif si un collègue ne répond pas immédiatement et assurez-vous de trouver un moment où tout le monde est disponible pour discuter des projets en cours.

La communication est la clé du succès lorsqu’il s’agit de travailler à distance. En planifiant des réunions régulières, en établissant ensemble des règles simples mais efficaces et en restant ouvert aux différentes habitudes de travail, vous pouvez assurer une collaboration harmonieuse avec votre équipe même lorsque vous travaillez à distance.

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